JOB DETAILS

Executive Assistant & Business Management Specialist (m/w/d)

CompanyBluecode
LocationVienna
Work ModeOn Site
PostedMay 28, 2026
About The Company
Bluecode is a pan-European mobile payment solution for banks and retailers that allows fast, secure, and anonymous payments using mobile devices. At no time does Bluecode transmit or store personal data from the user's smartphone (iOS and Android). Bluecode can be seamlessly integrated into existing banking apps or retail registers. With every purchase, Bluecode generates a single-use TAN that is valid for four minutes and displays it on the smartphone screen, triggering an anonymous payment directly from the customer's debit account. The TAN is shown on the smartphone screen both as a blue barcode and numerical code, and works independent of specific transmission technologies: at the register, Bluecode will be scanned, at vending machines, it will be transmitted via Bluetooth, or QR Code when making online purchases. Additionally, Bluecode can be integrated with retailer loyalty rewards programs, facilitating a one-scan payment & loyalty process at the register. For more information visit www.bluecode.com
About the Role

Über die Stelle

In dieser vielseitigen Rolle arbeitest du eng mit unserem CEO sowie dem Management-Team zusammen und sorgst dafür, dass Themen strukturiert, effizient und verlässlich umgesetzt werden. Du kombinierst Executive Support mit organisatorischem und operativem Business Management und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.

Deine Aufgaben

  • Proaktives Kalender-, Termin- und Reisemanagement für unseren CEO sowie organisatorische Unterstützung unserer Geschäftsleitung – gesamt unterstützt du rund 9 Personen, dein Fokus liegt aber auf der Betreuung unseres CEOs
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Präsentationen und (internationalen) Meetings 
  • Schnittstelle zwischen Management, internen Teams und externen Partnern sowie erste Anlaufstelle für Abstimmungen mit dem Management-Team
  • Verantwortung für organisatorische Abläufe (uA Büromaterialien, Verwaltung Büroinfrastruktur, Post Service) in unserem Office in Wien
  • Mitarbeit bei der Organisation von externen Events in Koordination mit unserem Business Development, Sales und Marketing-Team
  • Planung und Umsetzung von Team-Events, Workations und internen Veranstaltungen
  • Unterstützung in der internen Kommunikation sowie beim Onboarding neuer Mitarbeitender

Dein Profil

  • Mehrjährige Erfahrung im Executive Assistance-, Operations- oder Business-Management-Umfeld
  • Erfahrung im Reise-, Event- und Office-Management
  • Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
  • Hohe Stressresistenz und Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen
  • Kommunikationsstärke sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
  • Hands-on-Mentalität und Freude daran, Dinge eigenverantwortlich umzusetzen

Warum wir?

  • Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten (idealerweise 3 Tage / Woche im Office)
  • Ein dynamisches, internationales Team mit Startup-Spirit und flachen Hierarchien
  • Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
  • Team-Events, Workations und eine offene Unternehmenskultur

Neugierig geworden?

About us

Bei Bluecode bauen wir das europäische mobile Zahlungssystem auf. Eine Lösung aus und für Europa, die mobiles Bezahlen in Kombination mit Mehrwertdiensten ermöglicht. Schon jetzt sind wir im Handel in Österreich und Deutschland weit verbreitet und in einer Vielzahl von Apps wie der Bluecode App, der jö App, der Kaufland App oder der Müller App und in diversen Fußballvereinen und Kantinen als Zahlungslösung integriert. Was uns jeden Tag antreibt, ist das Gefühl, die Welt des Bezahlens zu verändern und zu gestalten, um das Leben aller zu erleichtern.

Bei Bluecode arbeiten mehr als 70 Menschen in Österreich, Deutschland, der Schweiz und weltweit mit uns zusammen. Unsere Büros in Österreich befinden sich direkt im Zentrum von Wien und Innsbruck. Wir suchen MitarbeiterInnen, die nicht nur für uns, sondern passioniert mit uns an unseren ambitionierten Zielen arbeiten.

Erfahre mehr unter www.bluecode.com oder schaue dir dieses Video an. 

 
Key Skills
Calendar ManagementTravel ManagementEvent ManagementOffice ManagementExecutive SupportInternal CommunicationOnboardingGerman LanguageEnglish LanguageStress ResistanceDiscretionProactive Working Style
Categories
AdministrativeManagement & LeadershipHuman Resources
Benefits
Flexible working hoursHybrid workInternational teamFlat hierarchiesTeam eventsWorkationsOpen corporate culture
Job Information
📋Core Responsibilities
Provide proactive executive support to the CEO and management team, including calendar, travel, and meeting coordination. Manage office infrastructure in Vienna and organize internal and external team events and onboarding processes.
📋Job Type
festanstellung
📊Experience Level
2-5
💼Company Size
84
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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