Senior Event Manager: Executive Events | Deutsch C1 | Vollzeit, Büro, Prishtina

Intro

Jeden Monat schenken uns Führungskräfte von Unternehmen wie Mercedes-Benz, Porsche und Siemens einen ihrer wertvollsten Abende. Unsere Aufgabe ist, dass sich jede Minute davon lohnt. Deine Aufgabe ist, dass dabei operativ alles perfekt läuft: über alle Eventformate, in 15+ Städten, rund 250 Mal im Jahr, mit einem aktuell zweiköpfigen Team, das Du führst.

Wir sind ein deutsches Unternehmen und haben im Juli 2025 unser erstes Büro in Prishtina eröffnet. Seit Kurzem arbeiten wir in unserem neuen, modernen Penthouse-Büro an der Muharrem Fejza. Mit einer großzügigen Dachterrasse, hellen Räumlichkeiten und einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bietet unser neuer Standort den perfekten Ort für Zusammenarbeit, kreative Ideen und gemeinsames Wachstum.

Derzeit haben wir dort 8 Mitarbeiter und planen, unser Team bis Ende des Jahres auf etwa 15 Personen zu erweitern. Spannende Zeiten liegen vor uns und vielleicht bist du schon bald ein Teil davon! 

VERGÜTUNG & STARTDATUM

- Start: so bald wie möglich.

- Deine Bezahlung beträgt zwischen 3.000-3.600 bei 40h/Woche. Wächst Deine Verantwortung, wächst Deine Vergütung.

- Übliche Kern-Arbeitszeit Mo-Fr 08:00 bis 17:00 Uhr im Büro, mit einer Stunde Mittagspause. Mittwochs kannst Du ins Homeoffice, wenn Du möchtest.

- Inkludiert sind 23 Tage Urlaub sowie die gesetzlich festgelegten Feiertage in Pristina.

- Krankheitstage sind natürlich ebenfalls vergütet.

ÜBER SAWOO

SAWOO GmbH ist ein internationales, dynamisches Unternehmen mit Sitz in Deutschland und rund 20 Mitarbeitenden.

Wir bauen und betreuen Communities, die C-Level-Führungskräfte großer Unternehmen zusammenbringen. Unser Ziel ist es, Führungskräfte dabei zu unterstützen, Herausforderungen zu meistern und sich persönlich sowie beruflich weiterzuentwickeln. Zu den Mitgliedern unserer Communities zählen unter anderem Führungskräfte von Unternehmen wie Mercedes-Benz, Porsche, Airbus, Amazon und Siemens.

In unseren derzeit 8 Communities organisieren wir unter anderem:

• Rund 25 persönliche Networking-Events pro Monat in 7 verschiedenen Ländern

• 4 Konferenzen pro Jahr in München, London und Paris

• Zusätzliche Networking-Möglichkeiten für Community-Mitglieder

Unser Ziel ist es, bis 2034 zwei Millionen aktive Mitglieder in unseren Communities willkommen zu heißen.

Schau dir gerne die Communities „Level Up HR“ und „LEADERS IN CONSULTING“ als Beispiele an 

Your tasks

DEINE ROLLE

Du verantwortest die komplette operative Umsetzung aller unserer Eventformate, von der Location bis zur Nachbereitung: die monatlichen Confidential Forums, Breakfast- und Lunch-Roundtables, Company Visits sowie die operative Produktion der vierteljährlichen Flagship-Events pro Stadt. Nur unsere großen Summits liegen vorerst nicht bei Dir. Neue Formate gestaltest Du vom Pilotversuch zum wiederholbaren Standard.

Alle Events folgen einem erprobten Playbook. Deine Aufgabe ist, dass dieses Playbook perfekt läuft: in jeder Stadt, über jedes Format, bei wachsendem Volumen, mit einem Team, das Du führst. Die inhaltliche Agenda und die Speaker liegen bewusst nicht bei Dir, die kommen aus der Community selbst.

Unser Anspruch dabei heißt „Unreasonable Hospitality“: Null vermeidbare Fehler sind der Standard, nicht das Ziel. Das Ziel sind Abende, an denen sich Gäste, Hosts und Assistenzen besser umsorgt fühlen, als sie es je erwartet hätten. Diesen Anspruch bringst Du über drei Hebel ein: welche Locations wir auswählen, welche Menschen als Assistenzen vor Ort für uns stehen, und welches Gastgeber-Verhalten wir an den Abenden zum Standard machen. Deine wichtigste Kennzahl bleibt trotzdem hart operativ: “kritische Fehler pro Woche”, Ziel: “null”. Kritisch heißt zum Beispiel: Material fehlt am Eventtag, eine Location ist 7 Tage vorher nicht final bestätigt, eine Assistenz ist 48 Stunden vorher nicht gebrieft. Denn die Magie entsteht nur auf einem Fundament, das nie wackelt.

DEINE AUFGABEN

- End-to-End-Verantwortung für die operative Qualität von rund 250 Events pro Jahr über alle Formate, ohne Qualitätsverlust bei wachsendem Volumen.

- Locations: Scouting, Auswahl, Briefing, Buchung und Konditionsverhandlung. Du wählst Orte nicht nur nach Preis und Verfügbarkeit, sondern danach, wie sich der Abend für unsere Gäste anfühlt. Dazu ein sauberer, verifizierter Eventkalender für alle Städte.

- Teamführung aus der Ferne: Ca. 20 Event-Assistenzen in den jeweiligen Event-Städten sowie aktuell zwei Back-Office-Assistenzen bei Dir im Büro in Pristina. Du castest Assistenzen nach Hospitality-Instinkt, nicht nur nach Verfügbarkeit, arbeitest sie ein, schulst sie laufend und hältst Verträge, Standards und Qualitätsregeln aktiv nach, auch wenn es unbequem ist.

- Ownership des Betriebssystems: Event-Standards, Checklisten und unsere ClickUp-Templates. Du verankerst Gastgeber-Verhalten als trainierbaren Standard, entwickelst das Playbook aktiv weiter und vereinfachst radikal: Prozessschritte ohne Gästenutzen fliegen raus.

- AI-gestützte Prozesse baust Du selbst: Automatisierungen für Briefings, Kalender- und Checklisten-Verifikation, Reporting und Team-Kommunikation, mit Tools wie Claude oder ChatGPT. Nicht als Spielerei, sondern damit 250+ Events laufen, ohne dass das Team mitwachsen muss.

- Neue Formate pilotierst Du operativ: Du nimmst ein Konzept, bringst es zuverlässig auf die Straße und gibst die Learnings zurück ins Playbook.

- Proaktive operative Ansprechperson für interne Mitarbeiter, Hosts und Facilitators, telefonisch und direkt. Du wartest nicht auf Anfragen, Du meldest Dich zuerst. Risiken erkennst Du früh und eskalierst sie sofort.

- Souveränes, lösungsorientiertes Handeln bei kurzfristigen Änderungen, zum Beispiel Location-Absagen oder Krankheitsfällen, auch abends, wenn ein Event am selben Tag läuft.

- Auswertung der Event-Fragebögen und Reportings, Ableitung von Maßnahmen und Schließen der Schleife mit Hosts, Locations und dem internen Team.

WIE ERFOLG NACH 6 MONATEN AUSSIEHT

- Alle Pre-Event-Checks sind 7 Tage vor jedem Event abgeschlossen, egal ob Forum, Roundtable oder Company Visit.

- 90 Prozent oder mehr der Events laufen über den Standardprozess, ohne dass jemand dazwischenspringen muss.

- 95 Prozent der Hosts bewerten die operative Umsetzung mit 9 von 10 oder besser.

- Die Flagship-Events laufen operativ genauso verlässlich wie jedes kleine Frühstück.

- Gäste und Hosts erzählen unaufgefordert von Momenten, in denen unser Team mitgedacht hat, bevor jemand fragen musste.

- Mindestens zwei manuelle Prozessschritte pro Event sind durch von Dir gebaute Automatisierungen ersetzt.

Die ersten 6 Monate gehören der Beherrschung der Basics im großen Maßstab. Danach wächst Dein Scope mit der Firma: neue Städte, neue Formate, tiefere Automatisierung.

FÜR WEN DIE ROLLE NICHT PASST

- Du suchst kreative Eventgestaltung, Bühnenproduktion oder Marketing-Aktivierungen. Diese Rolle ist operative Exzellenz, nicht kreatives Konzipieren.

- Du brauchst tägliche Anleitung oder wartest, bis Aufgaben zu Dir kommen. Du bekommst klare Ziele, ein erprobtes Playbook und volle Rückendeckung, aber den Betrieb führst und treibst Du selbst.

- Du löst Probleme lieber selbst im Alleingang, statt ein Team anhand guter Prozesse zu befähigen. Wir suchen Systembauer, keine Einzelkämpfer.

- Dir fällt es schwer, unangenehme Dinge anzusprechen: einer Assistenz eine Konsequenz, einer Location eine Nachverhandlung, einem Kollegen ein ehrliches Nein.

- Du arbeitest unstrukturiert oder verlierst bei zehn parallelen Events den Überblick. Diese Rolle lebt von Checklisten, klaren Prioritäten und sauberer Dokumentation.

- Du willst um 17 Uhr garantiert abschalten. Die meisten Abende gehören Dir, aber an Eventtagen bist Du erreichbar, wenn es brennt.

Your profile

- Mehrjährige operative Führungserfahrung in einem anspruchsvollen Service-Umfeld. Ein Background aus der 4- oder 5-Sterne-Hotellerie (Bankett, F&B, Veranstaltungsbetrieb) oder vergleichbaren Premium-Event-Operations ist ein starkes Plus.

- Du hast echte Freude daran, Menschen einen perfekten Abend zu ermöglichen, auch wenn Dich am Ende niemand auf der Bühne sieht. Wenn Dir "Unreasonable Hospitality" von Will Guidara etwas sagt oder Du es gelebt hast, ohne das Buch zu kennen, umso besser.

- Du hast Menschen geführt, auch remote oder über Standorte hinweg, und weißt, wie man ein verteiltes Team schult, brieft und auf einen Standard verpflichtet.

- Tenacity: Du bringst Dinge zu Ende, auch wenn sie zäh werden, und lässt einen offenen Punkt nicht los, bevor er wirklich erledigt ist.

- Du bist ausgesprochen stressresistent: Unsere Events laufen abends, und wenn dann etwas brennt, wirst Du ruhiger, nicht lauter. Kurzfristige Feuer löschst Du souverän und dokumentierst danach, was sich ändern muss, damit es nicht wieder brennt.

- Du verhandelst sicher: Konditionen mit Locations, Vereinbarungen mit Assistenzen, klare Absprachen mit Dienstleistern.

- Du hältst Standards auch dann, wenn niemand hinschaut, und bleibst unter Druck ruhig und schnell, ohne unsauber zu werden.

- Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools (Projektmanagement-Software wie ClickUp oder Asana, Tabellen, geteilte Kalender) und lernst neue Systeme schnell.

- Du arbeitest AI-native: Tools wie Claude, ChatGPT oder Gemini sind Teil Deines Arbeitsalltags, und Du hast damit schon eigene Abläufe automatisiert, oder brennst darauf, genau das zu tun.

- Du schreibst und sprichst Deutsch und Englisch auf mindestens C1-Niveau und bist sicher in Rechtschreibung und Grammatik.

- Du bist bereit, mehrmals im Jahr zu Events und Firmentreffen ins Ausland zu reisen.

Benefits

WAS DU BEKOMMST

- Echte Ownership ab Tag eins: ein eigenes Team, ein eigenes System und eine direkte Linie zum Head of Community Product. Keine Zwischenebenen.

- Wachsender Scope: Wir wachsen bei Events, Formaten und Städten. Wächst die Firma, wächst Deine Rolle, Deine Verantwortung und Deine Vergütung.

- Standort mitbauen: Du gestaltest das Event-Team in Pristina aktiv mit.

- Team von A-Playern, in dem gegenseitige Hilfe die Norm ist.

Outro

SO GEHT ES WEITER

Kein Anschreiben nötig. Beantworte stattdessen eine Frage in 5 bis 10 Sätzen:

"Beschreibe einen Moment, in dem Du ein Event gerettet hast oder einem Gast einen Moment geschaffen hast, den er nicht erwartet hätte. Was genau hast Du getan?"

Unser Prozess, transparent und zügig:

1. Du sendest uns Deine Bewerbung mit Screening-Frage und Lebenslauf. 

2. Wir geben Rückmeldung innerhalb von 5 Werktagen.

2. Kennenlern-Call (30 Minuten).

3. Praxis-Case und Gespräch mit dem Head of Community Product.

4. Kurze 10min Referenz-Gespräche mit 2-3 Deiner vorherigen Vorgetzten

Mehr über uns und unsere Company Values findest Du auf sawoo.io.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören!