JOB DETAILS
Referent*in des Vorstands (m/w/d) Schwerpunkt: Projektkoordination und strategische Unterstützung
CompanyPalette CAD
LocationEsslingen am Neckar
Work ModeOn Site
PostedJuly 16, 2026
About The Company
Planning perfect rooms in 3D, designing and producing furniture digitally and visualizing interior design attractively - that's what we specialize in at Palette CAD. And have come a long way since 1994. "Let's craft your digital journey." This guiding principle sums up what drives us: With our 3D planning software, we offer digital solutions for the trade, as well as for partners in industry and commerce, that make you and your work much more efficient. Today, even extensive projects can be planned quickly, easily and clearly and produced with high precision. And all on a single platform: from the first planning sketch to the presentation to the direct transfer of data to CNC machines. The balance after more than 25 years: Over 16,000 licenses sold in 54 countries. We are proud of this. At the same time, we are by no means resting on our laurels. With the current possibilities of presenting plans with VR technologies, we have already set real standards. We want to develop this further in a targeted manner: With new, innovative solutions and technologies that make your everyday work easier. Because that is our claim for the future.
About the Role
Wir suchen dich!
Du unterstützt unseren Vorstand in einer zentralen Stabsfunktion und arbeitest in einem mittelständischen Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen und direkter Zusammenarbeit. Dein Fokus liegt auf der Vorbereitung strategischer Entscheidungen, der Steuerung zentraler Projekte und der Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses. Du arbeitest strukturiert, denkst voraus und sorgst dafür, dass strategische und operative Themen effizient umgesetzt werden.Das sind deine Aufgaben
1. Projektkoordination und strategische Themen• Begleitung strategischer Projekte des Vorstands von der Planung bis zur Umsetzung.
• Erstellung von Projektübersichten, Berichten und KPI-Auswertungen.
• Eigenständige Steuerung und Nachverfolgung von Projekten, Aufgaben und Fristen.
• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Strategie-Workshops sowie
Vorstands- und Managementklausuren.
2. Reporting und Analyse
• Aufbereitung von Daten und Kennzahlen als Entscheidungsgrundlage.
• Erstellung und Weiterentwicklung monatlicher Performance-Reportings.
• Monitoring der Jahresplanung und Analyse relevanter Management-Reports.
• Recherche und Bewertung von Markt-, Wettbewerbs- und Technologietrends.
3. Kommunikation und Schnittstellenmanagement
• Steuerung der internen und externen Kommunikation im Umfeld des Vorstands.
• Priorisierung und Koordination eingehender Informationen, Anfragen und E-Mails.
• Abstimmung mit Fachbereichen, Führungskräften, Projektteams und externen Partnern.
• Organisation und Vorbereitung regelmäßiger Abstimmungen und Statusgespräche.
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
4. Organisation und operative Unterstützung
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen, Geschäftsreisen und
Gremienformaten.
• Vorbereitung von Agenden, Entscheidungsunterlagen und Protokollen für Vorstandssitzungen und
Managementrunden.
• Nachverfolgung von Beschlüssen und Wahrung wichtiger Fristen.
• Strukturierte Dokumentation und Pflege relevanter Unterlagen, Verträge und Reports.
• Organisation interner und externer Workshops, Klausuren und Veranstaltungen.
• Koordination und Weiterleitung datenschutzrelevanter Anfragen an die zuständigen internen und externen Ansprechpartner.
• Aufbau und Weiterentwicklung effizienter Informations- und Ablagestrukturen.
• Unterstützung bei administrativen Abläufen wie Spesen, Genehmigungen und Unterschriftenläufen.
• Koordination externer Dienstleister und Partner im Rahmen von Vorstandsthemen.
Das bringst du mit
• Abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches oder vergleichbares Studium; alternativkaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung.
• Praxiserfahrung in Assistenz-, Stabs-, Strategie- oder projektorientierten Funktionen.
• Starkes analytisches und konzeptionelles Denkvermögen sowie gutes betriebswirtschaftliches
Verständnis.
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Organisations- und Priorisie-
rungsfähigkeit.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere
Excel und PowerPoint).
• Diskretion, Verlässlichkeit und souveräner Umgang mit vertraulichen Themen.
• Hohe Umsetzungsstärke, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Abläufe zu optimieren und
Entscheidungen vorzubereiten.
Das wird dich begeistern
• Ein kompetentes Umfeld, Transparenz und Fairness• Ein gutes Arbeitsklima, Teamevents und Veranstaltungen
• Ergonomische und top-ausgestattete Arbeitsplätze
• Weiterbildungsmöglichkeiten und verschiedene Sprachkurse
• Fitnessstudio-Zuschuss, kostenloses Obst und Getränke
• Firmenparkplatz, Business Bike und viele weitere Benefits
• Leistungsgerechte Vergütung, eine unbefristete Festanstellung sowie 30 Tage Urlaub
So kommen wir zusammen
Du findest dich in dieser Stellenbeschreibung wieder? Prima! Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung über unser Bewerbungsportal. Du bist interessiert, hast aber noch einige Fragen? Auch gut! Dann schreibe uns gerne eine E-Mail an jobs@palettecad.com.Wir freuen uns auf dich!
About us
Als Anbieter für 3D-Planungssoftware liefern wir digitale Lösungen für Raumplanung und Innenausbau. Wir haben die Digitalisierung ins Handwerk gebracht und bilden heute die gesamte Leistungskette von der Beratung über die Planung bis zur Präsentation in einem nahtlosen Prozess ab. Unsere Software ist das Ergebnis gemeinsamer, guter Arbeit vieler Menschen aus unterschiedlichen Disziplinen. Wir suchen Menschen, die mit uns noch einen Schritt weiter gehen!Key Skills
Project CoordinationStrategic PlanningReportingKPI AnalysisStakeholder ManagementMarket ResearchMS ExcelMS PowerPointBusiness AdministrationAnalytical ThinkingOrganizational SkillsEnglish ProficiencyGerman ProficiencyDiscretionProcess OptimizationCommunication
Categories
Management & LeadershipAdministrativeConsultingData & AnalyticsSoftware
Benefits
Competent EnvironmentTransparency and FairnessGood Working AtmosphereTeam EventsErgonomic and Well-Equipped WorkstationsFurther Education OpportunitiesLanguage CoursesGym SubsidyFree Fruit and DrinksCompany ParkingBusiness BikePerformance-Related PayPermanent Employment30 Days Vacation
Job Information
📋Core Responsibilities
Support the board in a central staff function by coordinating strategic projects and ensuring efficient information flow. Responsibilities include preparing decision-making templates, managing reporting and KPIs, and organizing board meetings and workshops.
📋Job Type
festanstellung
📊Experience Level
2-5
💼Company Size
87
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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