Munich Office Admin - 60% part time position

English

Location: Munich, Germany (On-site)

Job Type: Part-time - 28 hours/week – Weekly 4 Days

Language Requirements: German (Fluent), English (Fluent)

Role Overview

We are looking for a versatile and highly organized Office Admin to join our team in Munich. This dual-function role acts as the backbone of our local office operations, combining essential HR administrative support with office management. The ideal candidate is a proactive communicator, meticulous with details, and comfortable navigating both human resources processes, general office & employees support.

German:

Stellenbezeichnung: Bürosekretär/in (m/w/d)

Standort: München, Deutschland (vor Ort)

Beschäftigungsart: Teilzeit – 28 Stunden/Woche – 4 Tage pro Woche

Sprachkenntnisse: Deutsch (fließend), Englisch (fließend)

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine vielseitige und gut organisierte Bürosekretärin bzw. einen vielseitigen und gut organisierten Bürosekretär für unser Team in München. Diese Doppelfunktion bildet das Rückgrat unserer lokalen Büroabläufe und verbindet zentrale administrative HR-Aufgaben mit klassischem Büromanagement. Die ideale Kandidatin bzw. der ideale Kandidat verfügt über starke Kommunikationsfähigkeiten, arbeitet sorgfältig und detailorientiert und ist mit HR-Prozessen, allgemeinen Büroaufgaben sowie der Betreuung von Mitarbeitenden bestens vertraut.

Responsibilities

Office Duties

• Front Office Management: Visitors management and managing incoming/outgoing mail.
• Office Operations: Maintain office supply inventory, manage vendor relations, ensure a clean, welcoming work environment, communication with landlord & office
• Employee events & travel coordination: Assist in organizing company events and travel arrangements such as Visa invitations.
• Document Management: Prepare correspondence, reports, office building/garage records, and meeting minutes in both German and English.
• Ad-hoc Support: Provide administrative assistance to management and other departments as needed.
• Internal/External Communication: Internal organization communication including global sites and External communication with state offices / authorities

 HR Administration Duties

• Onboarding/Offboarding: Coordinate employee lifecycle processes, including support to prepare contracts, welcoming new hires, and organizing offboarding procedures.
• Office Personnel Files: Maintain accurate, confidential, and up-to-date digital and physical employee records.
• Recruitment Support: Post job openings, screen resumes, schedule interviews, and liaising with candidates.
• Compliance: Assist in ensuring compliance with German labor laws and company policies.

Bürosekretariat

• Empfangsmanagement: Betreuung von Besuchern sowie Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post.
• Büroorganisation: Verwaltung des Büromaterialbestands, Pflege der Lieferantenbeziehungen, Sicherstellung eines sauberen und einladenden Arbeitsumfelds sowie Kommunikation mit Vermieter und Büroverwaltung.
• Mitarbeiterveranstaltungen und Reisekoordination: Unterstützung bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Reisevorbereitungen, z. B. bei Visaeinladungen.
• Dokumentenmanagement: Erstellung von Korrespondenz, Berichten, Gebäude-/Garagenverzeichnissen und Besprechungsprotokollen in deutscher und englischer Sprache.
• Ad-hoc-Unterstützung: Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und anderer Abteilungen nach Bedarf.
• Interne und externe Kommunikation: Kommunikation mit internationalen Standorten sowie mit staatlichen Stellen und Behörden.

Personalverwaltung

• Onboarding und Offboarding: Koordination der Prozesse im Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Unterstützung bei der Vertragserstellung, Begrüßung neuer Mitarbeitender und Organisation des Offboarding.
• Personalakten: Pflege korrekter, vertraulicher und aktueller digitaler sowie physischer Mitarbeiterakten.
• Unterstützung im Recruiting: Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Sichtung von Lebensläufen, Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche sowie Kommunikation mit Kandidaten.
• Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung des deutschen Arbeitsrechts sowie der Unternehmensrichtlinien.

Requirements

Required Qualifications & Skills

• Experience: 1–4 years of experience in an HR administrative assistant, office administration, or secretary role. Werkstudent are also welcome to apply.
• Education: Completed vocational training (Ausbildung) in office management, business administration, or a similar field (e.g., Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement).
• Languages: Excellent verbal and written communication skills in German (native/C1) and English (business fluent).
• Software Proficiency: Strong knowledge of MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Soft Skills: High level of discretion with confidential information, excellent organizational skills, and a "hands-on" mentality.

Berufserfahrung:

• 1–4 Jahre Berufserfahrung als HR-Assistent/in, in der Büroorganisation oder als Sekretär/in. Auch Werkstudierende sind herzlich willkommen.
• Ausbildung: Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement).
• Sprachen: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache/C1) und Englisch (verhandlungssicher).
• Softwarekenntnisse: Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Persönliche Kompetenzen: Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, ausgezeichnete Organisationsfähigkeit sowie eine pragmatische Arbeitsweise

Attributes

In the first two months, you’ll