Ассистент Декана (временная позиция)

Назарбаев Университет, Школа инженерии и цифровых наук 

Ассистент выполняет следующие трудовые обязанности: 

1) принимает и проверяет правильность оформления проектов документов, передаваемых Декану на рассмотрение и подписание, а также осуществляет их качественное редактирование;   

2)   принимает и проверяет поступающую на рассмотрение Декану Школы корреспонденцию, а также, в соответствии с принятым решением, в последующем передает ее исполнителям, для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

3)   взаимодействует со структурными подразделениями и/или организациями Университета по вопросам предоставления документов и отчетностей;

4)   ведет делопроизводство в Школе;

5)   осуществляет подготовку проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы Декана Школы;

6)   осуществляет контроль над учетом и хранением, состоянием и сохранностью документов Школы до передачи их на хранение в архив Университета;

7) передает дела согласно номенклатуре Школы, на хранение в Архив;

8) ежегодно разрабатывает проект номенклатуры дел Школы;

9) выдает, хранит, ведет учет бланков Университета, подлежащих защите в Школе;

10)   организует и координирует встречи Декана Школы, в целях разработки эффективного трудового распорядка дня;

11)   организует заседания советов и других совещаний, проводимых Деканом Школы (осуществляет сбор необходимых материалов, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

12)   ведет, оформляет и контролирует исполнение протоколов совещаний;

13) регистрирует решения Декана Школы и обеспечивает ознакомление заинтересованных лиц;

14) организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудниками Школы;

15) содействует в планировании рабочего дня Декана, ведет ежедневного рабочее расписание и организует встречи Декана;

16) осуществляет техническое обеспечение деятельности Декана (заказ транспорта, билетов; организация встреч, переговоров и др.);

17) осуществляет подготовку необходимых документов при оформлении ежегодного трудового отпуска, командировок Декана;

18) ведет номенклатуру дел Школы в соответствии с внутренними нормативными документами Университета; 

19) ведет переписку по кругу своих функциональных обязанностей; 

20) участвует в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления;

21) своевременно и надлежащим образом выполняет задания непосредственного руководителя и руководства Университета;

22) соблюдает требования законодательства Республики Казахстан и внутренних документов Университета; 

23) отвечает за соблюдение трудовой и служебной дисциплины;

24) несет ответственность за обеспечение целостности официальных документов, а также предотвращение разглашения или утечки конфиденциальной и деловой информации, а также информации ограниченного доступа в соответствии с законодательством, Уставом и внутренними документами Работодателя;

25) в случае увольнения несет ответственность за своевременную передачу всей бумажной документации, цифровой информации, инвентаря другому работнику по указанию непосредственного руководителя (по акту приема-передачи). 

Образование

Высшее профессиональное, желательно в высших учебных заведениях с преподаванием на английском языке

Приоритетные направления специальностей:

- гуманитарное;

- право;

- управление образованием; 

- менеджмент;

- бизнес администрирование;

- международные отношения;

- лингвистика

Опыт работы

Минимум один год. Без опыта работы при наличии степени магистра в соответствующей области

Знания

- Знание законодательства Республики Казахстан в сфере образования;

- знание делового этикета, правил делового общения, ведения телефонных переговоров;

- знание программ MS Office, Excel, PowerPoint;

- свободное владение английским, казахским и русским языками

Навыки

 - Навыки работы с большим объёмом информации;

- навыки работы с документацией и организации процессов, связанных с делопроизводством;

- навыки перевода документации на английский язык и ведение делопроизводства на английском языке;

- умение вести делопроизводство и деловую переписку на русском и английском языках;

- умение осуществлять постановку целей, определять задачи, и планировать в среднесрочном и краткосрочном периоде; 

- аналитические способности

Другие требования

- Приверженность целям и ценностям Университета;

- умение работать самостоятельно и в команде;

- коммуникабельность;

- ответственность;

- стрессоустойчивость;

- инициативность;

- ответственный подход к работе

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values