Assistant·e finance et administration

Introduction

Arctik est une agence de communication basée à Bruxelles qui place la durabilité au centre de son approche. Nous fournissons un large éventail de services de communication à des clients européens et belges actifs dans les domaines de l’environnement, du climat, de l’économie circulaire et du développement durable. 
Nous faisons partie de Technopolis Group, un cabinet de conseil de premier plan spécialisé dans la science et l’innovation.

A propos du poste

Nous recherchons un.e assistant.e finance et administration organisé.e, proactif.ve, motivé.e par l’administration financière et le soutien comptable, souhaitant apprendre et de développer son expérience dans ces domaines. 

En collaboration étroite avec la Finance Manager, vous contribuerez au bon déroulement des processus financiers et administratifs quotidiens, avec précision et dans les délais impartis. 

Vous combinez le sens du détail avec une approche pratique et orientée solutions. Vous êtes à l’aise avec les chiffres, les tableurs et les outils numériques, et vous savez rechercher, vérifier et structurer l’information lorsque cela est nécessaire. 

Vous communiquez clairement, traitez les informations confidentielles avec rigueur et n’hésitez pas à assurer le suivi auprès de collègues, fournisseurs ou partenaires afin de clarifier une information ou de faire avancer un processus.

Votre profil

Qualifications et compétences requises:

• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français ; la connaissance d’autres langues de l’UE est un atout. Le français étant requis pour ce poste, les candidats qui ne parlent pas français ne seront pas invités à un entretien.
• Solides capacités d’organisation et de coordination.
• Capacité à structurer l’information de manière claire et concise.
• Une première expérience pertinente en administration financière, soutien comptable, tenue de livres ou dans une fonction similaire ; les profils juniors motivés disposant d’une formation pertinente seront également pris en considération.
• Connaissance de base des principes comptables, du traitement des factures, des comptes fournisseurs et des comptes clients.
• Solides compétences numériques, y compris l’utilisation de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, SharePoint), le travail dans un environnement sans papier, la recherche et la gestion de documents sur des plateformes en ligne, ainsi que la capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux outils et systèmes numériques.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Proactivité et attention au détail.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en contribuant positivement à l’équipe.
• Professionnalisme, fiabilité et respect de la confidentialité.
• Attitude positive et proactive, avec une réelle volonté d’apprendre.

Les compétences suivantes constituent un atout : 

• Connaissance des pratiques comptables belges, des processus TVA ou de l’administration payroll.
• Expérience avec des logiciels comptables, des systèmes ERP ou des outils numériques de gestion des notes de frais.
• Expérience préalable dans une petite ou moyenne entreprise, une agence ou un environnement organisé par projets.

Vos responsabilités

• Traiter, vérifier, télécharger et classer les factures fournisseurs, bons de commande, reçus et autres documents comptables provenant de différentes plateformes numériques et de systèmes internes.
• Préparer les paiements de l’entreprise dans le système bancaire en ligne et soutenir les processus liés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients.
• Enregistrer correctement les transactions financières et tenir les dossiers comptables à jour.
• Assurer le suivi auprès des fournisseurs, clients, partenaires et équipes internes afin de résoudre les questions liées à la facturation, aux paiements ou à la documentation.
• Soutenir les activités de clôture mensuelle et annuelle, le reporting financier et la préparation des audits.
• Maintenir des dossiers financiers numériques et physiques précis, bien organisés et prêts pour audit, conformément aux procédures internes.
• Contribuer à l’amélioration de l’administration financière, des contrôles internes et de l’efficacité opérationnelle.

Pourquoi nous ?

Notre offre:

Lieu : Bruxelles (modèle de travail hybride combinant présence au bureau et télétravail) 
Type de contrat : contrat à durée indéterminée à temps partiel 
Date de début : dès que possible 
Avantages : chèques-repas, écochèques, assurances hospitalisation et voyage, ainsi qu’un plan de pension 
Notre équipe : un environnement de travail international, positif, ouvert d’esprit et flexible, au sein d’une équipe de professionnels partageant les mêmes valeurs. 
Salaire : rémunération de niveau junior, ajustée en fonction de l’expérience 
Les entretiens débuteront la semaine du 17 août

Veuillez postuler directement via notre site web.

Les candidats doivent disposer de la citoyenneté européenne ou d’un permis de travail valide pour postuler. 

RGPD 
Arctik s’engage à protéger votre vie privée. Nous conservons vos données personnelles en toute sécurité et respectons la législation applicable en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données de l’UE 2016/679 et la loi belge relative à la protection de la vie privée du 8 décembre 1992 (FR/NL). Nous ne conservons pas les CV des candidats non retenus, sauf si la personne concernée nous a donné son consentement.

About us

Le groupe Technopolis est originellement une société de conseil pour l'évaluation de la science, de la technologie et de l'innovation. Bien que l'évaluation soit toujours au cœur de notre entreprise, nous avons, au fil des ans, acquis le savoir-faire nécessaire pour soutenir la prise de décision sur un large éventail de sujets. 
Nos experts fournissent du conseil stratégique, gèrent des réseaux d'acteurs et plateformes autour de sujets publics et apportent un soutien à la gestion de projets, même les plus complexes. Nous utilisons et développons un large éventail de méthodes quantitatives dont la gestion de larges set de données notamment à l'aide de l'IA.
Nous évaluons les politiques, leur impact et les communiquons efficacement aux experts et au grand public. Nous ne nous contentons jamais de solutions toutes faites, mais travaillons avec nos clients pour trouver l'approche qui répond le mieux à leurs besoins.

Nous travaillons avec des décideurs à différents niveaux et dans différents domaines, depuis les institutions internationales, telles que la Commission européenne ou les banques multilatérales de développement, jusqu'aux autorités régionales et locales. Nous comptons parmi nos clients des universités et des centres de R&D, des organisations en réseau telles que des associations d'entreprises, des clusters et des incubateurs, ainsi que des gouvernements.