Koordinator:in Terminmanagement & Patientenkommunikation (m/w/d)

Wir suchen Dich

Deine Aufgaben

• Aktive telefonische Terminerinnerungen, besonders bei längeren und aufwendigeren Behandlungen
• Nachfassen bei ausgefallenen Terminen: Ursache klären, Ersatztermin vereinbaren, Vorgang dokumentieren
• Nachfassen von Heil- und Kostenplänen — Du bleibst dran, bis eine Entscheidung getroffen ist
• Kurzfristig frei gewordene Termine neu besetzen, etwa über Warteliste oder Hochbestellen
• Bearbeitung von Nachrichten und Anfragen (E-Mail, Online-Buchungen) sowie Tickets aus unserem KI-gestützten Telefonsystem Praxipal, inklusive der daraus entstehenden Rückrufe
• Pflege der Patientendaten im Praxisverwaltungssystem, einschließlich der No-Show-Einträge
• Verwaltung des Terminplans: Planung, Bestätigung und Nachverfolgung von Terminausfällen

Deine zukünftige Berufsschule

Dein Profil

• Erfahrung im telefonischen Kunden- oder Patientenkontakt — aus einer Praxis, dem Kundenservice, dem Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Umfeld
• Du telefonierst gern und findest auch dann einen guten Ton, wenn Du unangenehme Themen ansprechen musst
• Du bleibst dran: Ein offener Heil- und Kostenplan oder ein unbesetzter Termin ist für Dich eine Aufgabe, kein Wartezustand
• Du erkennst selbst, was zu tun ist, und stimmst Dich ab, statt auf Zuruf zu arbeiten
• Sorgfalt bei der Dokumentation — was Du tust, ist im System nachvollziehbar
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine Ausbildung als ZFA oder MFA ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Wir schulen Dich in allem, was Du fachlich brauchst.

Was wir dir bieten

Deine Perspektive

• Faires Festgehalt plus Bonus: Ein Teil Deiner Vergütung hängt an Kennzahlen, die Du selbst beeinflusst — etwa daran, wie viele Termine wahrgenommen und wie viele Heil- und Kostenpläne umgesetzt werden. Die Ziele beruhen auf unseren tatsächlichen Werten aus dem Praxisalltag, nicht auf Wunschzahlen: Wir wissen, was erreichbar ist und was ambitioniert ist, und legen die Schwellen entsprechend fest.
• Eine Rolle, die es so bisher nicht gab: Du baust sie mit auf und bringst eigene Ideen ein
• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform
• Work-Life-Balance statt Dauerstress: minutengenaue digitale Zeiterfassung, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese, Online-Terminbuchung und KI-gestützte Telefonie gehören bei uns zum Standard
• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App

Ausbildungsdauer

Ausbildungsbeginn

Zukunftschancen

Wie bewirbst Du dich?

About us

MEINDENTIST und KINDERDENTIST sind zwei eigenständige Marken eines gemeinsamen Praxisverbunds in Berlin und Potsdam – mit klarem Fokus auf Spezialisierung.

MEINDENTIST steht für moderne Zahnmedizin für Erwachsene – von der allgemeinen Versorgung über die Spezialdisziplinen bis zur Oralchirurgie, mit eigenem Labor und modernster Technik.

KINDERDENTIST steht für spezialisierte Zahnmedizin für Kinder und Jugendliche – mit kindgerechtem Behandlungskonzept, Lachgas und integrierter Kieferorthopädie an ausgewählten Standorten.

Was beide verbindet: Unsere Behandler:innen sollen behandeln. Marketing, HR, Controlling und Verwaltung übernimmt unser zentrales Team – keine Bürokratie nach Feierabend. Wir setzen auf strukturierte Fort- und Weiterbildung und entwickeln Berufseinsteiger:innen wie erfahrene Profis gezielt weiter.

Unser Anspruch ist für große und kleine Patient:innen derselbe: hohe fachliche Qualität, herzliche Betreuung und ein Praxisbesuch, auf den man sich freut.

Werde Teil von MEINDENTIST und KINDERDENTIST – und zeig mit uns, wie zeitgemäße Zahnmedizin aussieht.