JOB DETAILS
Office Manager:in
CompanyGREENZERO Group
LocationEssen
Work ModeOn Site
PostedAugust 14, 2026
About The Company
GREENZERO unterstützt Unternehmen und Städte bei der nachhaltigen Transformation. Unsere Mission ist es, unseren Kunden dabei zu helfen, ihre Umweltwirkungen zu neutralisieren und gleichzeitig wirtschaftlich zu profitieren. Mit unseren Dienstleistungen und Produkten wollen wir einen positiven Beitrag zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks leisten und gleichzeitig finanzielle Vorteile für unsere Kunden schaffen.
Unsere Vision ist es, Nachhaltigkeit profitabel zu machen, indem wir innovative Lösungen entwickeln und umsetzen, die sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile bieten. Wir bei GREENZERO glauben fest daran, dass Nachhaltigkeit und wirtschaftlicher Erfolg Hand in Hand gehen können.
Entlang der GREENZERO-Journey analysieren wir die Umweltwirkungen von Produkten, Unternehmen und Städten. Wir unterstützen bei der Reduktion dieser Wirkungen. Nicht vermeidbare Auswirkungen werden auf eigenen Flächen bei uns in Deutschland direkt in Renaturierung investiert. Dabei liegt der Fokus auf der Förderung von Biodiversität. So setzen wir neue Maßstäbe für nachhaltiges Wirtschaften.
Der wissenschaftsbasierte, ganzheitliche Ansatz, nach dem GREENZERO arbeitet, geht über den Klimawandel hinaus und betrachtet auch weitere Umweltwirkungen wie beispielsweise die Versauerung der Böden, Wasser- und Landnutzung.
Wir von GREENZERO sind ein ambitioniertes Team, das die Zukunft nachhaltiger gestalten möchte und sich für ein besseres morgen einsetzt.
About the Role
Das bist du?
Du bist Organisationstalent aus Leidenschaft und bekommst gute Laune, wenn Dinge einfach laufen. Am Telefon bist du die freundliche Stimme, die jeden Anruf souverän an die richtige Stelle bringt. Chaos im Posteingang? Nicht mit dir. Und wenn im Team gleichzeitig alle etwas von dir wollen, bleibst du gelassen und behältst den Überblick.So sieht dein Alltag bei uns aus:
- Telefonzentrale: Du bist die zentrale Anlaufstelle für eingehende Anrufe und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass jede:r schnell bei der richtigen Ansprechperson landet.
- Postmanagement: Vom Abholen über Prüfen und Sortieren bis zum Einscannen und Weiterleiten – der Posteingang läuft bei dir wie am Schnürchen, inklusive sauberer Ablage.
- Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r bist du die Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und zur Arbeitsmedizin – damit bei uns alle sicher und gesund arbeiten. Die passende Schulung zahlen wir dir natürlich.
- Versicherungsmanagement: Du bist die kompetente Ansprechperson rund um unsere Versicherungen – intern wie gegenüber Versicherern und Maklern.
- Fuhrparkmanagement: Rund um Dienstwagen und Carsharing behältst du jederzeit den Überblick und bist die interne Anlaufstelle.
- Gesellschaftsrechtliche Themen: Du koordinierst und übernimmst eigenständig Themen wie Handelsregister-An- und -Abmeldungen, Prokura-Bestellungen und Gesellschafterbeschlüsse. (Keine Sorge – hier wächst du rein und unsere KI unterstützt dich)
Das bringst du mit
Damit wir ehrlich zueinander sind: Das sind die Dinge, die wirklich zählen.Das solltest du mitbringen:
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Versicherungskauffrau/-mann, Sekretariat).
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Verwaltung
- Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Word, Excel und Outlook.
- Deutsch auf C1-/Muttersprachniveau (wichtig für die Telefonzentrale).
- Organisationstalent, Diskretion, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke – und Lust auf Teamarbeit.
- Erfahrung im Bereich Versicherungen oder Arbeitssicherheit.
- Interesse an rechtlichen und organisatorischen Themen.
- Erfahrung mit den Programmen MOCO oder Personio.
- Führerschein Klasse B – praktisch für Fuhrpark und gelegentliche Postgänge, aber wirklich kein Dealbreaker.
Das bringen wir mit
Fair gesagt – das bekommst du von uns zurück:- Flexibel mit Gleitzeit: 1 Tag/Woche im Büro in Essen, 2 Tage nur zum Briefkastenöffnen vorbeifahren, den Rest vollkommen REMOTE.
- (Kleiner ehrlicher Hinweis: Weil die Post vor Ort bearbeitet wird, brauchen wir dich regelmäßig in Essen (aber nur zum Post öffnen und einscannen, danach kannst du wieder fully Remote tätig sein– die genauen Tage stimmst du mit deiner Führungskraft ab.)
- 30 Urlaubstage, plus Geschenktag am 24.12. und einen halben freien Tag am 31.12.
- Du möchtest Arbeiten – aber mit warmem Sand zwischen den Zehen? Kein Problem mit unserer Workation 2x mal für eine Woche im Jahr im EU-Ausland arbeiten.
- Unsere Selbstverständlichkeiten:
- strukturierte Einarbeitung an die Hand (Juliane zeigt dir alles).
- Echte Mitgestaltung: Prozesse sind bei uns nicht in Stein gemeißelt – deine Ideen sind willkommen!
- Ein faires, transparentes Gehalt – deine Einstufung im Band besprechen wir offen im Gespräch.
- Ein modernes Design-Office in Essen mit Wahnsinnsausblick über den Ruhrpott und gemeinsamen Mittagessen in der Markthalle.
- 5 Gehminuten zum Bahnhof und viele Parkmöglichkeiten. Du kommst mit dem Zug und hast ein Deutschlandticket? Dann erhältst du 29,93€ als Zuschuss von uns.
Warum wir?
Weil wir ein Unternehmen sind, das Nachhaltigkeit nicht auf Hochglanzbroschüren druckt, sondern jeden Tag ein Stück weit lebt. Bei uns arbeitest du an etwas, das größer ist als die nächste To-do-Liste – an einer Wirtschaft, in der Ökologie und Ökonomie zusammenpassen.Und ganz ehrlich, das Beste daran ist unser Team: Menschen, die wirklich glauben, was sie tun – die sich gegenseitig den Rücken freihalten, zusammen lachen und zusammen anpacken. Als Office Manager:in bist du mittendrin und hältst all das im Hintergrund zusammen. Ohne dich läuft’s einfach nicht so rund.
Noch Fragen?
Dann lass uns reden! Melde dich einfach über info@greenzero.eu Wir beantworte dir gern alles, was noch offen ist.Und noch ein Wort zum Schluss: Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt zu 100 %? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen Menschen ein, keine Checklisten – und freuen uns darauf, dich kennenzulernen.
Key Skills
Office managementAdministrative supportCommunicationOrganizationMS OfficeWordExcelOutlookInsurance managementFleet managementCorporate lawTime managementTeamworkDiscretionResponsibility
Categories
AdministrativeManagement & LeadershipLegalEnvironmental & Sustainability
Benefits
Flexible working hoursRemote work options30 days of vacationWorkationStructured onboardingModern officeCommuter subsidy
Job Information
📋Core Responsibilities
The Office Manager acts as the central point of contact for incoming calls, mail management, and internal safety coordination. Additionally, the role involves managing insurance, fleet operations, and corporate legal documentation.
📋Job Type
festanstellung
💰Salary Range
€35,000 - €45,000
📊Experience Level
2-5
💼Company Size
29
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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