Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

Deine Aufgaben

Du liebst den Kontakt mit Menschen, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und sorgst mit Deiner positiven Art für eine angenehme Atmosphäre? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Als Mitarbeiter*in im Empfang & Office Management bist Du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Kolleginnen und Kollegen. Gleichzeitig hältst Du im Hintergrund die organisatorischen Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Büroalltag rundläuft.

Empfang & Gästemanagement

• Du begrüßt unsere Besucher herzlich und professionell.
• Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Du koordinierst Besuchertermine und bereitest Besprechungsräume vor.
• Du organisierst den Posteingang und - ausgang.
• Du sorgst dafür, dass sich Gäste und Mitarbeitende jederzeit willkommen fühlen.

Office Management

• Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Du verwaltest und bestellst Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker.
• Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
• Du behältst Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.

Administrative Unterstützung

• Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine und pflegst Kalender.
• Du erstellst Korrespondenzen, Präsentationen und kleinere Auswertungen.
• Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Du wirkst bei Bestellungen, Rechnungsprüfungen und weiteren administrativen Prozessen mit.

Dein Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise gute Englischkenntnisse

• Du packst gerne mit an.
• Du denkst serviceorientiert und findest pragmatische Lösungen.
• Du behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du arbeitest zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst.
• Du bist ein echter Teamplayer.

Warum wir?

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
• Ein motiviertes Team mit guter Zusammenarbeit
• EGYM Wellpass: Erhalte Zugang zu einem umfangreichen Sportangebot deutschlandweit
• Bike-Leasing über JobRad
• Attraktive Mitarbeiterkonditionen für zahlreiche Marken & Branchen über Corporate Benefits
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
• Ein modernisiertes Büro in zentraler Lage nahe dem Hamburger Hauptbahnhof 
• Vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Firmenevents