JOB DETAILS
Management Assistenz Geschäftsführung & kaufmännische Leitung (m/w/d)
CompanySeidl und Partner Gesamtplanung GmbH
LocationRegensburg
Work ModeOn Site
PostedSeptember 30, 2026
About The Company
Innovativ. Eigenständig. Abwechslungsreich.
1976 wurde am Hauptstandort Regensburg die Seidl & Partner Unternehmensgruppe gegründet. Rund 160 Mitarbeitende tragen kontinuierlich durch ihr Engagement, ihre Kundenorientierung und ihre dynamische Persönlichkeit zu einem modernen und familiären Arbeitsumfeld bei.
Unsere planerische Gesamtleistung schließt Projekte der Tragwerksplanung, des Grund- und Spezialtiefbaus sowie der Versorgungstechnik ein. Um bei interdisziplinären Großprojekten Schnittstellen für unsere Auftraggeber zu verringern, sorgt unser Projektmanagement in einem unternehmenseigenen QM-Prozess für die Steuerung einer organisatorisch gebündelten Projektabwicklung. Wir koordinieren intern alle planerischen Gewerke und bieten so unseren Kunden die Technische Gesamtplanung für ihre Projekte aus einer Hand.
Neues erschaffen. Bestehendes optimieren.
Als gesamtheitliches Planungsbüro steht die Seidl & Partner Gesamtplanung GmbH mit ihren Mitarbeitenden aus Berufsgruppen wie Ingenieuren, Planern, technischen Systemplanern, Bauzeichnern und Konstrukteuren für hohe Planungssicherheit, optimierte, effektive Planungswege, kontrollierte und überwachte Kosten sowie für Energieeffizienz und Nachhaltigkeit. Basis für den maximalen Kundennutzen sind Termintreue, Qualität und die Einhaltung von Budgets.
Die Seidl & Partner Unternehmensgruppe lebt die Vision einer wirtschaftlichen und anwendungsoptimierten Basis für die Technische Generalplanung mit der Möglichkeit, das Wissen am Markt zu positionieren.
Gemeinsam Wir. Unsere Benefits.
Die Seidl & Partner Gesamtplanung GmbH stellt als familiengeführtes Unternehmen das „Wir“ in den Fokus und sorgt mit zahlreichen Benefits für eine angenehme Büro-Atmosphäre. Durch flache Hierarchien und einen modernen Führungsstil fördern wir die individuelle Weiterentwicklung eines jeden Einzelnen, denn nur gemeinsam tragen wir zur Erfolgsgeschichte der Seidl & Partner Gesamtplanung GmbH bei.
About the Role
Du bist eine zentrale organisatorische Schnittstelle in unserem Unternehmen und unterstützt sowohl die Geschäftsführung als auch unsere kaufmännische Leitung im operativen Tagesgeschäft. Dabei hältst du Informationen, Termine, Aufgaben und Abläufe zusammen, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst dafür, dass Dinge zuverlässig vorankommen.
Du arbeitest eng mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen, koordinierst interne und externe Ansprechpartner und übernimmst eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben. Dabei bist du Vertrauensperson, Organisationstalent und Kommunikationsdrehscheibe zugleich.
BENEFITS FÜR DICH...
- Unbefristete Festanstellung in einem etablierten, familiengeführten mittelständischen Unternehmen mit langfristiger Perspektive.
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit, damit sich Beruf und Privatleben gut miteinander vereinbaren lassen.
- Attraktive und leistungsgerechte Vergütung sowie zusätzliche finanzielle Leistungen.
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten mit Unterstützung durch das Unternehmen.
- Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien – bei uns können Themen unkompliziert und direkt abgestimmt werden.
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kaufmännischen Leitung – damit hat die Stelle eine hohe Sichtbarkeit und kann wirklich mitgestalten.
- Ein herzliches, kollegiales Team und ein sehr gutes Betriebsklima, in dem Zusammenarbeit und persönlicher Austausch wirklich gelebt werden.
- Bike-Leasing und Zuschuss zum Fitnessstudio für Bewegung und Ausgleich im Alltag.
- Betriebliche Altersvorsorge und Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen.
DICH ERWARTET...
- Organisation und Koordination des Management-Alltags: Du koordinierst Termine, Besprechungen, Geschäftsreisen sowie interne und externe Veranstaltungen und sorgst für strukturierte und verlässliche Abläufe.
- Kommunikation und Informationsmanagement: Du bearbeitest Korrespondenz eigenständig, koordinierst Informationen zwischen Geschäftsführung, kaufmännischer Leitung, Fachbereichen und externen Ansprechpartnern und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher.
- Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen: Du recherchierst relevante Themen, strukturierst Informationen und erstellst Unterlagen, Anschreiben, Präsentationen sowie Entscheidungsgrundlagen.
- Schnittstellen- und Aufgabenkoordination: Du behältst offene Themen, Arbeitsaufträge, Verantwortlichkeiten und Fristen im Blick, koordinierst Abstimmungen zwischen den Beteiligten und verfolgst vereinbarte Maßnahmen zuverlässig nach.
- Unterstützung kaufmännischer und administrativer Prozesse: Du unterstützt die kaufmännische Leitung im operativen Tagesgeschäft, pflegst kaufmännische Stammdaten und arbeitest eng mit Buchhaltung, Personalwesen, Projektleitung und weiteren Fachbereichen zusammen.
- Vertrags- und Dokumentenmanagement: Du betreust kaufmännische Verträge administrativ, überwachst Laufzeiten und Fristen, koordinierst Vertragsabstimmungen und sorgst für eine strukturierte Ablage und Dokumentation.
- Unternehmensorganisation und Repräsentation: Du organisierst Kundenbesuche und repräsentative Termine, betreust Geschäftspartner und Gäste und unterstützt einen professionellen Außenauftritt sowie unsere interne Unternehmenskommunikation.
- Sonderaufgaben und Weiterentwicklung von Abläufen: Du übernimmst eigenständig organisatorische Sonderthemen und unterstützt dabei, interne Verwaltungs- und Organisationsprozesse pragmatisch weiterzuentwickeln und zu verbessern.
DU BRINGST MIT...
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, Managementunterstützung oder kaufmännischen Verwaltung.
- Du bist ein echtes Organisationstalent und arbeitest strukturiert, selbstständig und vorausschauend – auch dann, wenn mehrere unterschiedliche Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
- Du kannst priorisieren, koordinieren und den Überblick behalten, ohne dich von kurzfristigen Änderungen oder ungeplanten Aufgaben aus der Ruhe bringen zu lassen.
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Genauigkeit gehören für dich selbstverständlich zu professionellem Arbeiten.
- Du kommunizierst schriftlich und mündlich sehr sicher und trittst gegenüber Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden und Geschäftspartnern verbindlich, souverän und professionell auf.
- Du besitzt ein gutes kaufmännisches Verständnis, denkst lösungsorientiert und pragmatisch und hast Freude daran, Abläufe zu organisieren und Dinge tatsächlich zu Ende zu bringen.
- Der vertrauensvolle Umgang mit sensiblen Informationen ist für dich selbstverständlich. Diskretion und Loyalität sind für diese Position besonders wichtig.
- Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Menschen und Hierarchieebenen zusammen und hast ein gutes Gespür dafür, wann Eigeninitiative gefragt ist und wann Abstimmung notwendig ist.
- Mit MS Office – insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint – gehst du sicher um.
ANSPRECHPARTNERIN
Du hast Fragen zur Stelle oder möchtest uns kennenlernen?Dann melde dich gerne direkt bei:
Rebekka Dietz | Leitung Personalwesen
Tel. +49 941 92011-123
Mobil +49 151 21283278
E-Mail: karriere@seidl-partner.de
About us
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Key Skills
Office managementCoordinationCommunicationAdministrative supportDocument managementContract managementSchedulingEvent organizationMS OfficeOutlookWordExcelPowerPointData maintenancePrioritizationDiscretion
Categories
AdministrativeManagement & LeadershipFinance & AccountingHuman Resources
Benefits
Permanent employmentFlexible working hoursFlextimePerformance-based compensationProfessional development opportunitiesBike leasingGym subsidyCompany pension schemeSubsidized capital-forming benefits
Job Information
📋Core Responsibilities
The role involves managing daily operations, coordinating schedules, and facilitating communication between the management team and various departments. Additionally, the assistant will handle administrative tasks, document management, and support commercial processes to ensure efficient organizational workflows.
📋Job Type
festanstellung
📊Experience Level
5-10
💼Company Size
55
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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