JOB DETAILS
Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)
CompanyBiofidus GmbH
LocationBielefeld
Work ModeOn Site
PostedOctober 22, 2026
About The Company
Biofidus GmbH is a family-owned company powered by an interdisciplinary team of scientists who redefine what a CRO partnership should look like.
Biofidus has built a holistic analytical platform for the complex structural and functional characterization of NBEs and biosimilars, delivering precise, decision-ready insights.
From startups to global pharmaceutical companies, and from early R&D through scale-up and commercialization, we provide seamless end-to-end support. By combining scientific rigor with a hands-on approach, we help reduce development risks and keep projects moving forward.
As part of the Midas Pharma Group, Biofidus gives its customers access to commercial-stage capabilities, including a broad portfolio of GxP-related services and regulatory expertise.
Together, Biofidus and Midas Pharma provide integrated end-to-end support for biopharma projects from early development through clinical and commercial stages. The combined offering includes analytical development as well as the supply of starting materials and intermediates and comprehensive combination-product solutions supported by an innovative device portfolio.
For clinical and commercial phases, Midas Pharma provides an established EU pharmaceutical infrastructure. Its services include EU import and QP batch release, Marketing Authorization Holder services that support launch readiness, a comprehensive pharmacovigilance system with in-house EU QPPV oversight, and EU wholesale distribution.
Imprint:
Biofidus GmbH
Guetersloher Str. 54
33649 Bielefeld
Germany
+49 521 329 363 40
www.biofidus.com
Management:
Dr. Benjamin Müller, Peter Spieth, Jochen Pitzer
AG Bielefeld, HRB 46916
USt-ID: DE300823480
About the Role
Die Stelle
Die Biofidus GmbH in Bielefeld ist ein wachsender analytischer Dienstleister und ein Teil der Midas Pharma Gruppe. Unseren Kunden, die hauptsächlich aus dem biotechnologischen und pharmazeutischen Bereich stammen, bieten wir verschiedenste Methoden zur Analytik und Charakterisierung von Proteinen und kleinen Molekülen. Ziel der Analysen ist unter anderem eine Unterstützung der Kunden bei der Entwicklung von neuen proteinbasierten Medikamenten.Das zeichnet Dich aus
Du verstehst dich als zentrale organisatorische Schnittstelle des Unternehmens. Du schaffst Struktur, koordinierst unterschiedliche Ansprechpartner und sorgst dafür, dass tägliche Abläufe zuverlässig funktionieren.
Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben mehrfach an Dich herangetragen werden. Stattdessen übernimmst Du Verantwortung, verfolgst offene Themen konsequent nach und stellst sicher, dass vereinbarte Maßnahmen und Termine nicht aus dem Blick geraten.
Ein abwechslungsreicher Arbeitstag mit Telefonaten, Besuchern, Lieferungen, Bestellungen, Dienstleistern, Handwerkern und kurzfristigen organisatorischen Anforderungen bringt Dich nicht aus der Ruhe. Du setzt Prioritäten, kommunizierst professionell mit unterschiedlichen Ansprechpartnern und behältst auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick.
Du arbeitest gerne eigenverantwortlich, siehst dich gleichzeitig aber als unterstützende Servicefunktion für das gesamte Unternehmen.
Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir dich schnellstmöglich.
Office Manager & Facility Coordinator in Vollzeit & Präsenz (m/w/d)
Deine Aufgaben bei uns:
Empfang & Kommunikation
- Freundlicher Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerber: innen, Technikern und Dienstleistern
- Telefonzentrale sowie Bearbeitung eingehender Anfragen
- Termin- und Raumkoordination
- Bearbeitung von Cateringanfragen und Organisation von Bewirtungen
- Annahme und Verwaltung von Paketen und Postsendungen
- Organisation des Briefversands
Office Management & Versorgung
- Onboarding neuer MitarbeiterInnen (Büroplatzorganisation, IT-Bestellung etc.)
- Pflege gemeinsamer Kalender & Terminübersichten
- Verantwortung für einen gepflegten und funktionierenden Küchenbereich
- Verwaltung und Bestellung von Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien
- Buchung von Geschäftsreisen
- Schnittstelle zur Rechnungs- und Personalabteilung
- Ansprechpartner: in für gebäudebezogene Themen
- Koordination von Handwerksbetrieben, Dienstleistern (Wartungen/ Reparaturen)
- Interne Kommunikation und Information über geplante Termine
- Nachverfolgung von Instandhaltungsmaßnahmen
- Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Gebäudebetriebs
- Küchenorganisation, Blumen und Balkonpflege
- Planung und Organisation interner Veranstaltungen und Firmenevents
- Unterstützung bei Meetings, Workshops und Besucherterminen
- Koordination externer Dienstleister und Lieferanten
Anforderungsprofil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch Berufserfahrung in einem technisch-,naturwissenschaftlichen oder labornahen Umfeld
- Idealerweise mehrjährige Berufserfahrung am Empfang, im Assistenzbereich oder Office Management
- Freundliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten
- Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Hands-on-Mentalität und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift
Was bieten wir?
- Ein spannendes, vielseitiges Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Ein wertschätzendes Teamklima mit viel Raum für Eigeninitiative
- 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaub, flexible Arbeitszeitmodelle
- Krankenzusatzversicherung und eine steuerfreie Sachzulage, JobRad Leasing
- Gute Verkehrsanbindung und kostenlose Parkplätze
- Einen sicheren Arbeitsplatz mit Entwicklungsperspektiven in einem wachsenden Unternehmen
About us
Where people make the differenceDer Arbeitsalltag bei Midas Pharma ist abwechslungsreich und herausfordernd. Diese Herausforderung motiviert und inspiriert uns. Das spiegelt sich auch in den Menschen, die hier arbeiten: Unsere Mitarbeitenden machen den Unterschied.
Wir wissen: Im Team erreichen wir mehr. Nur so funktioniert Wissenstransfer, nur so schaffen wir die Synergien, die uns als Unternehmen so erfolgreich machen. Deshalb ist Teamwork für uns selbstverständlich. Für unsere Mitarbeitenden bedeutet das: Hier gibt es Spielräume etwas zu bewegen und Verantwortung zu übernehmen. Engagement, Fachwissen und Kreativität treffen bei uns auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und hochkompetente Kolleginnen und Kollegen. Ein inspirierendes Umfeld, das motiviert, einen Schritt weiter zu gehen. In der Arbeit für unsere Kunden und in der Entwicklung der eigenen Fähigkeiten.
Key Skills
Office managementFacility coordinationReceptionCommunicationOrganizationSchedulingEvent planningMS OfficeOnboardingInventory managementVendor managementProblem solvingProfessionalismCustomer service
Categories
AdministrativeManagement & LeadershipCustomer Service & SupportScience & Research
Benefits
30 days of vacationSpecial leaveFlexible working hoursHealth insurance supplementTax-free allowanceJobRad leasing
Job Information
📋Core Responsibilities
The Office Manager and Facility Coordinator will serve as the central organizational interface, managing reception, office supplies, and facility maintenance. They are responsible for coordinating internal events, supporting onboarding processes, and ensuring smooth daily operations across the office and laboratory environment.
📋Job Type
festanstellung
📊Experience Level
2-5
💼Company Size
30
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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