JOB DETAILS
Administrative Assistant (m/w/d) FiBu & Office
Companycharles & charlotte - we want you!
LocationBerlin
Work ModeOn Site
PostedOctober 28, 2026
About The Company
charles & charlotte is an independent Berlin-based social media agency.
The agency was founded in 2019 by Paulina Schumann and Pascal Fiedler. Inspired by the world's best pizza joint, which serves just one type of pizza (Margherita!), we realized that to be the best, you've got to focus on one thing. And for us, that one thing is social media.
So, F*CK TV. GO SOCIAL-FIRST! We dream of a world where TikTok and Insta posts aren't churned out by undervalued interns (call us!), but are C-level priority. Social media as leading medium! Radical? Maybe. But that's just how we roll… ¯\_(ツ)_/
This also goes for our way of working. At charles & charlotte, we ditched pyramids for circles: interdisciplinary, agile, and autonomous teams — each a certified boss babe on their own. Hirarkies? Can't even spell them!
We're not just service providers, but partners. Work with us, and together we'll create something you can be proud of. From always-on and campaigns to content production and, consulting - across all major platforms. Backed by our unique social-age infrastructure: in-house creators, swanky content studio and creator network.
Our team of 31 Charlies (as of March 2023) works with big names like Nikon Europe, Jack Wolfskin, Back Market, and Eucerin. charles & charlotte has won the TikTok Award for the best TikTok DACH 2023.
Care for a slice? Hit us up at charlesandcharlotte.com!
About the Role
Deine Aufgaben
- Du verantwortest den monatlichen Belegprozess und sorgst dafür, dass alle Belege vollständig und fristgerecht beim Steuerbüro ankommen.
- Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung in Moss: Belege zuordnen, Buchungen kontrollieren, Sachkonten prüfen.
- Du prüfst Eingangsrechnungen und bezahlst sie termingerecht.
- Du schreibst Ausgangsrechnungen, gleichst Zahlungseingänge ab und hältst den Kontakt zu unseren Partnern.
- Du behältst die Kontostände im Blick, zahlst Gehälter pünktlich und übernimmst die Kommunikation mit Ämtern, inklusive der jährlichen KSK-Meldung.
- Du planst und buchst Reisen, damit unser Team reibungslos unterwegs ist.
- Du koordinierst externe Dienstleister, von Lieferanten über Handwerker bis zu Reinigungsdiensten.
Dein Profil
- Du hast Zahlen im Blut, eine kaufmännische Ausbildung (oder etwas Vergleichbares) und Praxiserfahrung in der Buchhaltung.
- Du kennst dich mit Ausgabenmanagement-Tools wie Moss oder ähnlichen Lösungen aus.
- Du bist die Ruhe im Sturm: selbstständig, strukturiert und zuverlässig, mit Fristen auf dem Radar.
- Du hast ein Händchen für Menschen und redest mit jeder Persönlichkeit auf Augenhöhe. Muttersprachliche Deutschkenntnisse sind hierbei dringend erforderlich.
- Du weißt schon, wie Agenturalltag tickt, oder hast Lust, es zu lernen.
- Du hast ein Gespür für Reisen und Dienstleister und weißt, wann ein Handwerker dringend gebraucht wird.
Deine Benefits
- Ein Team so heiß wie Frittenfett
- Selbstführende Teams: Vertrauen statt Micro-Management
- Unlimited Budget für Weiterbildungen
- Period Days Off
About us
charles & charlotte ist eine unabhängige Social-Media-Agentur direkt aus dem Herzen Berlins. Gegründet wurde die Agentur 2019 von Paulina Schumann und Pascal Fiedler, beide selbst Creators.
Inspiriert von der besten Pizzeria der Welt, bei der es nur eine Sorte gibt (Margherita!), kamen wir zu dem Schluss: Um unschlagbar zu sein, musst du dich auf eine Sache konzentrieren. Und bei uns ist das Social Media.
Also, F*CK TV. GO SOCIAL! charles & charlotte macht Social zu einer Priorität auf C-Level und etabliert es als Leitmedium. Wir haben Partner*innen wie Penny, fraenk, On, Nikon Europe, Eucerin und Jack Wolfskin zu Frontrunnern in sozialen Netzwerken gemacht. Im Jahr 2023 gewann charles & charlotte den TikTok Award für “Best TikTok DACH”.
charlesandcharlotte.com
Key Skills
AccountingBookkeepingOffice managementInvoice processingExpense managementFinancial reportingCommunicationOrganizationTime managementVendor coordinationTravel planningPayroll administration
Categories
AdministrativeFinance & AccountingCreative & Media
Benefits
Self-managing teamsUnlimited budget for professional developmentPeriod days off
Job Information
📋Core Responsibilities
You will manage the monthly document process, handle preparatory accounting, and ensure timely payment of invoices and salaries. Additionally, you will coordinate external service providers and manage travel arrangements for the team.
📋Job Type
festanstellung
📊Experience Level
2-5
💼Company Size
47
📊Visa Sponsorship
No
💼Language
German
🏢Working Hours
40 hours
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