Head of Operations (m/w/x)

About Doctorflix

Role

Sobald unser Sales-Team einen Deal mit einem Pharma- oder MedTech-Partner abschließt, beginnt die eigentliche Arbeit: Themen finden, Referent:innen gewinnen, Inhalte produzieren, zertifizieren und auf die Plattform bringen. Drei Teams sind daran beteiligt: Medical, Project Management und Production. Heute funktioniert dieser Teil von Doctorflix noch zu sehr wie eine Agentur. Viel Handarbeit, viel Abstimmung, Wissen in einzelnen Köpfen.

Deine Mission: Du machst Doctorflix mit optimierten Prozessen, Automatisierung und AI skalierbar. Unser Output soll mit dem Umsatz wachsen, nicht mit dem Headcount. Dafür baust du ein AI-natives Operating System für unsere gesamte Delivery.

Du führst drei Teamleads, aber du schaust nicht nur von oben zu. Du gehst in die Teams, findest die Engpässe und baust die Automationen und Tools, die sie lösen, selbst.

Your tasks

Delivery von Deal bis Go-live

• Du verantwortest den gesamten Prozess nach dem Sales-Abschluss: Übergabe aus Sales, Themen-Sourcing, Referent:innen-Koordination, Content-Produktion, CME-Zertifizierung, Kampagnen-Go-live und Reporting an unsere Kunden.
• Du machst Durchlaufzeiten, Kapazitäten und Qualität messbar und steuerst danach. Du weißt jederzeit, welches Projekt wo steht und wo es hakt.
• Du stellst sicher, dass unsere Pharma- und MedTech-Kunden ein professionelles, verlässliches Projektmanagement erleben. 

AI-natives Operating System

• Du zerlegst unsere operativen Prozesse und baust sie neu: klare Ownership, saubere Übergaben, Standards statt Einzelfalllösungen.
• Du baust selbst Agenten, Automationen und Tools
• Du sorgst dafür, dass jede Automation dokumentiert und überwacht ist und einen Owner hat. Ziel ist, dass unser Output mit dem Umsatz wächst und nicht mit dem Headcount.

Führung

• Du führst die Teamleads von Medical Operations, Project Management und Production, setzt mit ihnen ambitionierte Ziele und hältst nach, dass sie erreicht werden.
• Du baust die Teams so auf, dass sie selbst AI-native arbeiten: Enablement, Training, gemeinsame Lösungsarbeit vor Ort.
• Du etablierst den operativen Rhythmus mit OKRs pro Team, KPI-Reviews und klaren Entscheidungswegen.

M&A und Post-Merger-Integration

• Du verantwortest die operative Integration unserer Zukäufe: Inhalte, Plattformen, Prozesse und Teams führst du mit einem 100-Tage-Plan und klaren Synergiezielen zusammen.
• Bei neuen Märkten machst du unser operatives Playbook übertragbar.

Your profile

• Operator: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, davon mehrere Jahre in operativer Führungsverantwortung, z. B. als Head of Operations, Delivery oder Projektmanagement in einem Scale-up, in einer Agentur im Wandel oder als Gründer:in. Du hast Operations nachweislich aufgebaut oder umgebaut.
• Automator: Du kannst konkrete Prozesse zeigen, die du selbst automatisiert hast, mit einem messbaren Vorher und Nachher. Du arbeitest sicher mit Automation Tools.
• AI-native: Du hast Workflows gebaut, in denen LLMs echte Arbeit übernehmen, und weißt, wo sie scheitern.
• Führung: Du hast Teamleads geführt und weiterentwickelt und bringst Teams dazu, neue Arbeitsweisen wirklich zu übernehmen.
• Doctorflix-DNA: Du bist ein Macher mit Drive, Hands-on-Mentalität (Pragmatismus vor Perfektion), Proaktivität und eine Neugier, von der das Team etwas lernen kann.
• Sprachen: Deutsch und Englisch fließend.

Why us?

• Hebel: Du verantwortest den Teil des Unternehmens, der über unsere Skalierbarkeit entscheidet, und arbeitest direkt mit den Gründern.
• Impact: Unsere Fortbildungen erreichen hunderttausende Ärzt:innen in DACH und damit die Versorgung ihrer Patient:innen.
• Spielraum für AI: Budget und Freiheit, neue Tools zu testen und einzuführen.
• Benefits: Attraktives Gehaltspaket inkl. VSOP sowie Urban Sports Club.
• Team & Ort: Office in der Kulturbrauerei (Prenzlauer Berg), regelmäßige Team-Events.

About us